Nie lubię wpisów o produktywności, ale z poczty elektronicznej korzysta wiele osób i przerażająca część robi to w sposób tragicznie nieefektywny. Przynajmniej moim zdaniem. Ponieważ email jest dla mnie od paru lat w pracy jednym z podstawowych sposobów komunikacji i narzędzi pracy, pozwolę sobie na opisanie paru prostych sposobów na efektywniejsze korzystanie z niego.
1. Korzystaj z IMAP
Jeśli zdarzyło się komuś stracić bezpowrotnie zawartość skrzynki z powodu utraty komputera czy padu jego dysku, korzystać z poczty elektronicznej w różnych miejscach czy na różnych komputerach i nie mieć dostępu do jakiegoś maila czy swojej odpowiedzi na jakiegoś maila bo został na innym komputerze to znaczy, że warto zacząć korzystać z IMAP[1].
Dodatkowa zaleta jest taka, że jeśli przesuniemy ręcznie maila do folderu (o tym zaraz), to będzie on w tym folderze wszędzie, a nie tylko na komputerze, na którym przesuwamy, ale wszędzie.
Wiem, że rada może wydać się dziwna, ale wiele osób, zwłaszcza tych, które zaczynały korzystać z poczty dawno temu, nadal korzysta z POP3. Szczególnie, że kiedyś IMAP nie był dostępny w darmowych usługach (przynajmniej większości z nich).
2. Foldery i filtry do sortowania poczty
Praktycznie każdy klient poczty umożliwia tworzenie reguł, na podstawie wielu kryteriów i wykonywanie na ich podstawie różnych czynności, takich jak usuwanie maili czy też przenoszenie ich do stosownego folderu. Zwykle ogranicza się to do kasowania spamu lub przenoszenia go do folderu spam, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by sortować np. maile z przedszkola do folderu przedszkole, a maili z ciągiem znaków faktura czy vat do folderu faktury. Jeśli ktoś korzysta z list mailowych albo dostaje powiadomienia z automatów, to na pewno zna.
Oczywiście sortować można także ręcznie, po prostu przenosząc maile do odpowiednich folderów, posortowanych zagadnieniami. Zwykle jednak, szczególnie przy większej skali, wygodniej jest używać filtrów.
3. Sortowanie poczty na serwerze
Teraz zaprzeczę sam sobie, bo przed chwilą pisałem o filtrach w kliencie pocztowym. Rozwinięciem tego jest skorzystanie z filtrów na serwerze. Czyli takich definiowanych w panelu naszego ISP pocztowego. Mogą mieć mniejsze możliwości konfiguracji (m. in. dlatego warto mieć proste filtry, przy okazji łatwiej je zaprogramować i utrzymywać), ale sortowanie odbędzie się w momencie wejścia poczty na serwer, czyli wiadomości będą zawsze posortowane, a poza tym unikniemy problemu z synchronizacją filtrów. Kto ma dobre filtry w programie pocztowym, dużo poczty przychodzącej i musiał szukać ważnego maila przez webmail w nieposortowanych na pewno doceni. Rozwiązanie ma wadę – filtry dostępne na serwerach mogą być uboższe od tych wbudowanych w programy pocztowe, ale IMO warto się dostosować.
4. Wątkowanie
Warto korzystać z programu pocztowego, który umożliwia przełączenie się na widok z wątkami. O ile sam domyślnie sortuję pocztę chronologicznie, o tyle często przełączam się na widok z wątkowaniem, jeśli muszę znaleźć konkretnego maila w rozgałęzionym wątku. Niby cytowanie całości ma eliminować potrzebę cofania się do starszych wiadomości, ale zwyczajnie nie działa w przypadku rozgałęzień. Poza tym, w widoku z wątkami od razu widać kto, kiedy i komu odpowiadał, więc wygodniejsze i szybsze, niż grzebanie w cytatach.
5. Notatnik zawsze przy sobie
Jeśli już korzystamy z programu pocztowego i jest on zawsze otwarty, to można wykorzystać edytor maili jako… notatnik. Brak jakiegokolwiek szukania programu do zrobienia notatki, czekania na uruchomienie, problemów z wyborem miejsca, gdzie zapisać plik (wiadomo, że notatka trafi do folderu szkice/drafts; warto nadać tytuł odpowiadający treści). Formatowanie jak w edytorze mailowym jest zwykle wystarczające[2], chociaż osobiście uważam, że przy szybkich notatkach nie warto bawić się w jakiekolwiek formatowanie, co najwyżej można użyć punktowania. Co więcej, jeśli korzystamy z IMAP, to taka notatka jest niezależna od komputera, na którym ją piszemy – nie trzeba jej przesyłać, będzie od razu dostępna z różnych maszyn. Zresztą notatki i tak zwykle robię po to, żeby wysłać później maila.
PS. Kiedyś napisałem i leżało w szkicach. Może komuś się przyda.
[1] W zasadzie z IMAPS, czyli jego szyfrowanej wersji, ale po pierwsze to oczywiste, a po drugie wpis ma traktować o efektywniejszym korzystaniu z poczty email, a nie o bezpieczeństwie. Konsekwentnie odpuszczam ten temat w całym wpisie.
[2] Jeśli ktoś korzysta z HTML. Jeśli ktoś pisze – jak ja – w plain text, to temat formatowania zupełnie odpada, zresztą uważam, że formatować warto na końcu, jak mamy całą treść.
