Jak robić lepsze spotkania w Google Calendar?

Przeczytałem wpis o tym, jak telekonferencje zmieniają nasz sposób pracy. I jak jestem zdania, że praca zdalna niesie wiele korzyści, tak gdybym miał wskazywać wady, to ryzyko utraty przerw od komputera wskazałbym jako jedną z głównych. Można je zminimalizować planując skrócone spotkania.

W stacjonarnym modelu pracy okazji na oderwanie się od komputera jest wiele. Wyjście po kawę potrafi skończyć się krótką rozmową w kuchni, spotkania także są przerwą od pracy na komputerze. Przynajmniej dla większości uczestników i przez większość czasu. Czasem któraś osoba obecna na spotkaniu notuje na komputerze, albo ktoś musi sięgnąć po dane.

Dla przypomnienia: zgodnie z prawem pracy, pracownikowi przysługuje 5 minut przerwy od pracy na komputerze na każdą godzinę pracy. Nie musi być to przerwa od pracy w ogóle, ale przy pracy zdalnej raczej tak będzie, bo albo pracujemy na komputerze, albo jesteśmy na spotkaniu… na komputerze. O ile będziemy w stanie zrobić przerwę, a nie będziemy właśnie kończyć jedno spotkanie i zaczynać kolejne. Domyślnie bowiem Google Calendar ustawia koniec i początek spotkań co równe 30 minut.

Jak ustawić skrócone spotkania w Google Calendar?

Na szczęście można to zmienić. Google Calendar posiada bowiem wbudowaną opcję, która umożliwia domyślne ustawianie krótszych spotkań. Krótszych, czyli spotkań nie kończących się o pełnej godzinie.

W wersji angielskiej Google Calendar krótsze spotkania ustawimy poprzez
Settings -> Event settings -> Speedy meetings

Natomiast w polskiej wersji Kalendarza Google będzie to
Ustawienia -> Ustawienia wydarzeń -> Szybkie spotkania

Następnie możemy wybrać łączny czas trwania spotkań w trakcie każdej godziny.

Wady rozwiązania

Rozwiązanie nie jest idealne. Po pierwsze, mamy w ten sposób wpływ tylko na spotkania organizowane przez siebie, nie wszystkie, w których uczestniczymy. Przydałaby się choćby sugestia, że zapraszane osoby korzystają z trybu skróconych spotkań.

Kolejna wada to brak możliwości wybrania 55 minut spotkań, czyli wartości odpowiadającej wprost prawu pracy, w ciągu godziny. Dostępne są jedynie predefiniowane wartości. Najbliższa polskiemu prawu pracy jest wartość 50 minut. Daje ona co prawda więcej, bo 10 minut wolnego od spotkań na godzinę, ale nie jest to duża różnica. Dodatkowo świetnie sprawdza się przy spotkaniach półgodzinnych.

Osobiście za największą wadę uważam brak możliwości wyboru, czy spotkanie powinno być skracane z dołu, czy z góry. System przewiduje tylko wcześniejsze kończenie spotkań. Tymczasem bardziej naturalne wydaje się ustawienie późniejszego ich rozpoczęcia.

Beta reader

Beta reader wg anglojęzycznej Wikipedii to testowy czytelnik niepublikowanych dzieł literatury, który udziela feedbacku z punktu widzenia przeciętnego czytelnika autorowi[1]. Skojarzenia z beta testerem oprogramowania zamierzone.

Z tego, co udało mi się znaleźć w „polskim” internecie, często na rodzimym gruncie jest – czy też może było – to wypaczane w stronę korektora, stylisty i ogólnie „nauczyciela języka polskiego”. Nie zgadzam się z takim podejściem i znacznie bliżej mi do tej wizji. Poprawianie przecinków w tekście, w którym prawdopodobne są grubsze zmiany, uważam za stratę czasu. Poprawna polska stylistyka? To zależy. Może autor chce pisać slangiem albo stylizuje? Celuje w określoną grupę? OK, pewnie warto to zauważyć i zwrócić autorowi uwagę, ale niekoniecznie poprawiać. Beta reader nie jest też krytykiem literackim.

Beta reader
Źródło: Thumbnail.ai

Geneza

Tak się zdarzyło, że na firmowym forum wewnętrznym parę miesięcy temu pojawiło się zapytanie, czy ktoś by nie chciał być beta readerem. Jak już się dowiedziałem, kim jest beta reader – bo oczywiście nie miałem pojęcia – to stwierdziłem, że mogę spróbować. Co prawda nie spełniałem wstępnych wymagań, bo gatunek niezupełnie mój i połowa przytoczonych utworów nic mi nie mówiła, ale zgłosiłem się, podsyłając namiar na konto na Biblionetce[2]. Z jednej strony dlatego, że różne rzeczy czytam, z drugiej strony z ciekawości, jak to wygląda. Się udało, kandydatura została przyjęta.

Wszystko zbiegło się w czasie z lekturą książki napisanej przez inną osobę z firmy, oraz z przesłuchaniem audiobooka Netflix: To się nigdy nie uda. To pierwsze zdarzenie miało znaczenie o tyle, że okazało się, że tacy niezawodowi pisarze potrafią tworzyć całkiem ciekawe utwory. To drugie o tyle, że w ogóle neguje rolę autora jako samodzielnego twórcy działa. Za to mocno podkreślony jest tam wpływ zespołu. Co prawda to zupełnie inny gatunek, ale skłoniło mnie do przemyśleń.

Ja, beta reader

Jeśli komuś wydaje się, że totalnie nie orientuję się w realiach pisarsko-wydawniczych, to ma rację[3]. Nie to, że nie mam ulubionych pisarzy, bo mam. Chociaż pewnie większość z nich nie żyje. Ale nawet jeśli żyją, to dla mnie są autorami dzieł, więc jakieś spotkania itp. niezupełnie mnie interesują w kontekście tworzonej literatury. Utwór jest IMO osobnym, zamkniętym dziełem. To trochę jak różnica przy muzyce między słuchaniem utworów z płyty i chodzeniem na koncerty. Muzycy potrafią nagrywać świetne płyty i grać średnie koncerty. Odwrotnie oczywiście też. I jedno nie rzutuje na drugie. Więc dla mnie jeśli ktoś tworzy fajne płyty czy książki, to reszta nie ma znaczenia.

Klasycznie, beta reader czyta utwór dwa razy. Jednak początkowo nie wiedziałem o tym, choć możliwe, że po prostu przeoczyłem ten fakt. No i było ciśnienie o szybki feedback. Zresztą cały proces odbywał się chyba dość nieortodoksyjnie. W sumie może to i lepiej? Przecież nie jesteśmy zawodowcami[4].

Wersja z poprawianiem gramatyki, stylistyki czy ortografii w moim przypadku w ogóle nie wchodziła w grę. Po pierwsze, nie jestem dobry w te klocki. Poza ortografią. Zdarza mi się mówić i pisać potocznie, z przecinkami od zawsze miałem problem. Większym problemem jest to, że nie czytam literatury pięknej na komputerze. Zwłaszcza dłuższej. Nie i już. Strony WWW – owszem. Teksty techniczne – owszem. Natomiast literatura piękna to głównie papier lub czytnik ebooków. Ten ostatni niby pozwala na bookmarki i notatki, ale nie korzystam. Może kiedyś dojrzeję.

Beta reader – wyzwania

Bycie beta readerem to odpowiedzialność. Niepublikowane utwory, nawet początkujących twórców, są zwyczajnie kradzione. Przyznaję, że jestem w lekkim szoku. Ale może i zawodowcy potrzebują inspiracji czy też pożywki? W każdym razie z linkowanego artykułu wynika, że chętnych na zdobycie niepublikowanych utworów jest wielu. Więc trzeba to jakoś zabezpieczyć, przynajmniej w stopniu podstawowym. Znaczy, w wariancie minimum, nie wrzucamy na publiczny dysk czy w głębokie ukrycie.

Jest to też jakiś wpływ na autora. Oczywiście można sucho skomentować, że tu mi się nie klei, tu opisy za suche. Jednak czy tylko o to chodzi? Przeciętny czytelnik to przecież nie polonista oceniający wypracowanie. Ani nie ekspert od tworzenia fabuły. Wydaje mi się, że bardziej liczy się wrażenie. Niestety łatwo przejść do „a gdyby tak w tym miejscu” i… już sugerujemy jakieś rozwiązania fabularne. Pokrewne zagadnienie to porównywanie z innymi utworami. Pewnie sporo zależy od odporności autora na sugestie i zdolność do trzymania się własnej wizji. Zresztą czy naprawdę niestety? Tak czy inaczej, warto wybadać temat z autorem.

Ostatnie wyzwanie to trzymanie języka za zębami. Wiadomo, że nie można nikomu zdradzić fabuły. Jeśli autor jest bardziej znany, pewnie poziom trudności rośnie, bo w grę wchodzi dopytywanie o zaawansowanie prac. Jeśli któryś z czytelników zastanawiał się do tej pory, czemu nie napisałem niczego o czytanej książce, to ma odpowiedź.

Wyzwania techniczne

Technicznie czy też logistycznie też jest parę wyzwań. Na przykład mój czytnik ebook nie radzi sobie z każdym EPUB generowanym z narzędzi. W większości przypadku przy otwarciu pliku na czytniku mieli, mieli i… nie kończy mielić, trzeba ubić proces. Okazało się, że możliwości eksportu do EPUB jest wiele, nawet w obrębie pojedynczego narzędzia, a sam format ma różne wersje. Ostatecznie odkryłem, że działa u mnie otwarcie RTF w Libre Office, następnie eksportuj bezpośrednio jako EPUB. Aktualizacja firmware na czytniku czy wersji softu do konwersji nie miały wpływu. Tak przygotowana wersja działa bardzo dobrze, więc nie drążyłem dalej.

Nieopisane pliki, czyli brak wypełnionego pola autor czy tytuł to przy tym detal – Calibre pozwala na ich ustawienie. Za to nic nie może pomóc w synchronizacji wersji. Zdarza się, że nie jesteśmy jedynymi beta readerami, a autor w tzw. międzyczasie zmodyfikuje któryś rozdział. I może być warto to jakoś posynchronizować. Na szczęście nie zdarza się to często, a zmiany raczej są w konkretnych punktach, typu rozdział. Pewnie jakimś rozwiązaniem byłoby użycie systemu kontroli wersji, jak w oprogramowaniu. Tylko raczej nie przypuszczam, by było to rozwiązanie popularne wśród pisarzy. Nawet wśród tych piszących na komputerach.

Po co?

Pytanie zadane z punktu widzenia beta readera oczywiście. Czemu to robię? Jest to coś nowego, ciekawego. Czytając wpisy przytoczone na początku tego wpisu, mam wrażenie, że dobrze trafiłem. Utwory zdecydowanie dają się czytać i wciągają. Rozmowy z autorem też są przyjemne i na luzie, dalekie od skrajności opisanych w linkowanych wpisach. Jedyna wada to fakt, że nie mam czego podlinkować na Biblionetce, więc zaburzy mi statystyki.

[1] Tłumaczenie własne, polskiej wersji Wikipedii nie ma.
[2] Przy okazji przypomnę o niedawnym wpisie o backupowaniu danych z Biblionetki.
[3] No dobra, trochę mi się obiło o self publishingu. Głównie za sprawą Michała Szafrańskiego, który mocno się w tym względzie uzewnętrzniał. To jeden z wpisów, na blogu jest znacznie więcej i o papierowej wersji, i o audiobookach.
Trochę kiedyś siedziałem na grupach dyskusyjnych, gdzie byli i autorzy, i tłumacze, ale raczej nie zwracałem uwagi na wątki dotyczące tworzenia. O ile w ogóle takie były. Nie przypominam sobie.
[4] Tak, podobno istnieją zawodowi beta readerzy. Mignęła mi nawet polska strona kogoś z taką ofertą.

Zdalna rewolucja

Zastanawiam się ostatnio nad skutkami pandemii i mam wrażenie, że długofalowo najbardziej pamiętną lub też istotną rzeczą nie będzie liczba ofiar, postęp medycyny, tylko… praca zdalna, a w zasadzie zmiana podejścia do niej. Już na początku pandemii żartowano, że dopiero teraz widać, ile spotkań mogło być zastąpionych mailem.

Praca zdalna nie była oczywiście nowością, szczególnie w IT. To co się jednak zmieniło to jej powszechność. Na skutek lockdownu wszystkie firmy dostosowały infrastrukturę i narzędzia. Jak ktoś nie miał VPN dla pracowników w firmie, oferującego dostęp do zasobów firmowych, to szybko go uruchamiał. Jak ktoś miał zdalny dostęp, ale za słaby, by obsłużyć wszystkich pracowników – rozbudowywał infrastrukturę.

Dostosowano także kulturę pracy. Ludzie szybko nauczyli się korzystać z narzędzi do pracy zdalnej, a także pewnego savoir vivre. Nie generuj szumu zbędnego szumu – jeśli masz głośno w domu, to wyciszaj mikrofon, gdy nie mówisz. Zadbaj o przyzwoite tło do rozmowy, jeśli nie masz możliwości w realu, to użyj wirtualnego tła. Miło, jeśli na spotkaniu
mamy włączone kamery, o ile warunki techniczne pozwalają, bo nie gada się do ściany. Proste. Spotkania co prawda nie zniknęły, ale zmieniły się w videokonferencje. Zresztą, już przed pandemią spotkania międzyfirmowe często tak wyglądały. Teraz po prostu jest to naturalne. Zaleta jest taka, że wszyscy mają przyzwoity sprzęt audio.

Duża w tym zasługa rozwoju aplikacji. Usprawnienia, optymalizacje i zabezpieczenia pojawiały się jak grzyby po deszczu. W każdym razie nawet jeśli aplikacje początkowo miały jakieś zgrzyty, to najdalej po paru miesiącach zostały one poprawione. Mam też wrażenie, że w przypadku spotkań miedzyfirmowych łatwiej o wybór sensownej platformy. Większość z nich ma teraz wersje webowe.

Efekt jest taki, że obecnie praktycznie wszyscy w szeroko pojętym IT są gotowi do pracy zdalnej. Zresztą nie tylko w IT. Jest infrastruktura, są procedury, jest kultura pracy, są przygotowani pracownicy. Część firm już się określiła jak będzie wyglądać praca w przyszłości. Część, jak Google, dostosowuje się do nowych warunków, zmieniając zasady wynagrodzeń. Inni zauważają pewne niekorzystne zjawiska przypisywane pracy zdalnej. Osobiście uważam, że raczej wynikają one z ogólnej izolacji, a nie tylko izolacji między pracownikami.

Z pozytywów – praca zdalna spowodowała, że zniknęła masa większych i mniejszych problemów. Zniknęły ryzyka ze zdarzeniami losowymi w trakcie dojazdu, które mogły powodować spóźnienia. Nie ma problemu, że w danym pomieszczeniu jeden pracownik marznie, a drugi w tym samym czasie się poci. Problem ze skupieniem lub przerywaniem pracy można łatwo wyeliminować, w przeciwieństwie do pracy na miejscu w biurze. Jak nigdy widać, że praca to czynność, nie miejsce[1].

W każdym razie z punktu widzenia pracowników nagle okazało się, że można mieszkać na łonie natury, a zarabiać jak w Warszawie. O ile ograniczymy się do Polski, co wcale nie jest oczywiste. W dodatku pracując efektywniej lub bardziej komfortowo. Zresztą nawet ci, którzy mieszkają w miastach odkryli, że zamiast tłuc się dwa razy dziennie godzinę komunikacją miejską w tłoku albo stać w korkach, można ten czas spędzić przyjemniej. Wykonując dokładnie tę samą pracę, za dokładnie te same pieniądze. Czyli z 8h płatnej pracy plus 2h niepłatnego dojazdu zostało 8h płatnej pracy. Taka podwyżka 20%, patrząc na efektywną stawkę godzinową[2].

Z punktu widzenia pracodawcy okazuje się, że dostępni są pracownicy z całego kraju. Albo i świata, jeśli w firmie „urzędowy” jest angielski. Nie trzeba ograniczać się do miasta, w którym jest siedziba firmy. Okazuje się też, że niektóre firmy, wbrew oczekiwaniom pracowników, nie chcą korzystać z zalet pracy zdalnej i zapowiadają powrót do biur, co może stwarzać na rynku okazję do łatwiejszego pozyskania pracowników. Tym bardziej, że część pracowników może już de facto mieszkać gdzie indziej, niż na początku pandemii.

Zastanawiam się, jak i kiedy się to wszystko skończy. Pytania to, czy przy zdalnej pracy stawki powinny być w danej firmie zależne czy też niezależne od miejsca (kraju!) zamieszkania są otwarte. Jest potencjał na wprowadzenie pojęcia dyskryminacji płacowej ze względu na miejsce zamieszkania. Bo dlaczego niby pracownik mieszkający gdzieś na wiosce miałby za tę samą pracę otrzymywać niższe wynagrodzenie, niż ten, który mieszka w centrum dużego miasta? Z drugiej strony, czemu np. mieszkania w dużych miastach miałyby być droższe? Albo – patrząc w drugą stronę – poza dużymi miastami tańsze? Oczywiście nie wszyscy mogą pracować zdalnie, ale nadal w niektórych rejonach udział tych, którzy mogą, jest znaczny.

Tak czy inaczej, zmiany są nieuniknione, a walka z nimi przypomina zawracanie kijem Wisły. Portale pośrednictwa pracy zaczęły oferować lokalizację „zdalna”.

[1] Zastanawiałem się, gdzie to usłyszałem. Co prawda nie udało mi się ustalić, ale pozwolę sobie podlinkować pierwszy wynik wyszukania po tej frazie, bo ładnie opisuje zalety pracy zdalnej i warto przeczytać ten krótki wpis.
[2] Zakładając, że wszystkie godziny pracy są równej wartości, rodzaj wykonywanej pracy nie ma znaczenia i biorąc pod uwagę tylko czas. W praktyce, ze względu na koszt krańcowy czasu pracy, monotonię/nudę przejazdu i dodatkowe koszty zysk pracownika jest w praktyce większy.